Rekrutmen yang Efektif dan Optimal

Abstrak

Organisasi dalam melaksanakan Misi untuk mencapai Visinya memerlukan SDM yang unggul berkualitas. SDM unggul berkualitas diartikan sebagai SDM yang memiliki kompetensi sesuai dengan kebutuhan di bidangnya atau disebut juga “Man Behind The Gun”.
Proses rekrutmen dalam mencari dan mendapatkan SDM sesuai kebutuhan kompetensi organisasi menjadi sangat menentukan keberhasilan organisasi untuk bertumbuh dan berkembang di masa depan.

Definisi dan Tujuan Rekrutmen

Rekrutmen adalah salah satu fungsi khusus Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) untuk mendapatkan calon-calon paling sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan.

Menurut Raymond A. Noe; John R. Hollenbeck; Barry Gerhart; Patrick M. Wright (2008) : Recruitment is the process through which the organization seeks applicants for potential employment, atau diterjemahkan menjadi: Rekrutmen adalah proses pencarian pelamar yang potensial.

Rekrutmen menurut Gary Dessler (2008:202): Human resource recruitment is defined as any practice or activity carried on by the organization with the primary purposes of identifying and attracting potential employees. It thus creates a buffer between planning and actual selection of new employees. Diartikan adalah perekrutan sumber daya manusia didefinisikan sebagai kegiatan atau aktivitas apapun yang diadakan organisasi dengan tujuan Utama mengidentifikasi dan menarik karyawan yang potensial. Hal ini menjadikan suatu penyangga antara perencanaan dan penyeleksian karyawan baru.

David A DeCenzo dan Stephen P. Robbins (1999:156) mengatakan recruiting is the process of discovering potential candidates for actual or anticipated organizational vacancies. Or from another prespective, it is a linking activity bringing together those with jobs to fill and those seeking jobs. Diartikan bahwa perekrutan adalah proses menemukan kandidat potensial untuk mengisi atau mengantisipasi posisi yang lowong pada organisasi.

Dengan kata lain adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai mendapatkan calon karyawan/kandidat yang diinginkan/qualified sesuai dengan jabatan atau lowongan yang ada. Proses ini dimulai dengan ketika para pelamar dicari hingga ketika lamaran-lamaran diserahkan/dikumpulkan.

Hasil akhir adalah sekumpulan pelamar calon karyawan baru/kandidat untuk diseleksi dan dipilih. Dengan demikian tujuan rekrutmen adalah menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan/kandidat dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik.

Adapun prinsip-prinsip rekruitmen adalah :

1. Mutu karyawan yang direkrut sesuai dengan kebutuhan
2. Jumlah karyawan yang diperlukan sesuai dengan pekerjaan yang tersedia
3. Biaya rekrutmen yang diperlukan diminimalkan
4. Perencanaan dan keputusan strategis tentang perekrutan
5. Fleksibilitas
6. Pertimbangan-pertimbangan hukum

Permasalahan

Hasil akhir proses rekrutmen yang baik adalah bisa dikumpulkannya data base pelamar/calon karyawan/kandidat yang sesuai dengan kriteria/qualified dengan jumlah yang banyak sehingga proses seleksi akan mendapatkan calon karyawan/kandidat yang terbaik dari yang baik.

Pada kenyataan yang ada di lapangan, bahwa untuk mendapatkan pelamar/calon karyawan/kandidat yang memenuhi kriteria/qualified merupakan suatu kesulitan tersendiri. Padahal jumlah pelamar sangat banyak, sehingga di kalangan MSDM sering muncul pertanyaan: “Jumlah lowongan yang sedikit atau pelamarnya yang sedikit?”. Kambing hitam dari permasalahan tersebut seringkali ditujukan kepada kesenjangan kompetensi calon tenaga kerja tersedia di pasaran tidak sesuai dengan persyaratan standar kompetensi yang dibutuhkan organisasi. Hal lain terlepas dari masalah tersebut, bisa juga disebabkan oleh cara-cara rekrutmen yang tidak direncanakan dengan baik sehingga kurang tepat sasaran dan menjadi rekrutmen tersebut tidak efektif.

Perencanaan SDM

Perencanaan SDM tahunan sebaiknya dimulai setiap periode akhir tahun bersama dengan pembuatan rencana anggaran/budgeting untuk tahun yang akan datang. Perencanaan SDM dituangkan dalam sebuah lembar yang disebut “Man Power Planning” (MPP). Pada lembar MPP tidak hanya berisi informasi kebutuhan SDM baru tetapi juga berisikan rencana promosi, suksesi, mutasi bahkan demosi. MPP dengan detail dan jelas mencatat siapa, kapan dan bagaimana perencanaan SDM untuk tahun depan akan diwujudkan/direalisasikan. MPP tersebut harus diverifikasi dan disetujui minimal pihak MSDM dan bagian lain yang terkait dengan perencanaan SDM ini.

Perencanaan Rekrutmen merupakan bagian dari perencanaan SDM tahunan, untuk memperkirakan berapa kebutuhan akan karyawan/posisi baru di tahun depan sejalan dengan pelaksanaan rencana strategi bisnis organisasi. Pihak MSDM berkoordinasi dengan para pimpinan departemen lain untuk mendiskusikan kebutuhan akan SDM 1 tahun ke depan. Pertimbangan dibutuhkannya penambahan jumlah tenaga kerja dijelaskan dan dibahas berdasarkan rencana strategis organisasi dalam mengembangkan/ekspansi bisnisnya sehingga memerlukan SDM baru sebagai penggerak bisnis organisasi.

Pada era modern saat ini, merupakan hal yang mendasar bahwa setiap organisasi memiliki sistem standar manajemen dengan tersedia standar spesifikasi jabatan (job spesifikasi) beserta kompetensi-kompetensi yang wajib dimiliki pada jabatan tersebut dan deskripsi jabatan-nya (job deskripsi). Hal ini menjadikan modal dasar MSDM dalam menetapkan strategi dan metode perekrutan yang akan digunakan/diyakini paling efektif dengan hasil yang optimal. Strategi dan metode tersebut termasuk di dalamnya rencana anggaran yang dibutuhkan melaksanakan rekrutmen tersebut.

Proses Rekrutmen

Metode-metode rekrutmen yang biasanya digunakan adalah :

• Pencarian sumber dari dalam/internal organisasi
• Pencarian sumber dari luar/eksternal organisasi
• Pencarian sumber dengan Manajemen Sistim Talenta

Beberapa organisasi hanya menggunakan satu atau dua metode secara terpisah, tetapi ada organisasi yang menggabungkan beberapa metode rekrutmen sekaligus sebagai salah satu strateginya mendapatkan calon karyawan sesuai dengan kebutuhannya secara efektif dan optimal.

Pelaksanaan proses rekrutmen dimulai pertama adalah memprioritaskan pencarian calon karyawan dari sumber dalam/internal organisasi terlebih dahulu.

Keuntungan perekrutan sumber dalam/internal adalah :

• Tidak membutuhkan biaya besar
• Menaikkan moral dan loyalitas karyawan terutama dikombinasikan dengan program promosi karyawan
• Kinerja masa lalu karyawan bersangkutan dapat diketahui dengan mudah
• Karyawan yang direkrut tidak memerlukan adaptasi terhadap budaya organisasi
• Pelaksanaan program suksesi kepemimpinan

Kelemahan perekrutan sumber dalam/internal terhadap karyawan bersangkutan adalah :

• Pembatasan terhadap pengetahuan dan bakat-bakat pada yang telah dipelajari dari organisasi
• Mengurangi peluang/ide-ide baru dan segar bagi organisasi
• Meningkatkan perasaan puas diri
• Menimbulkan politik kantor berupa persaingan dan perselisihan yang tidak sehat

Pelaksanaan perekrutan sumber dalam/internal organisasi dapat juga dikombinasikan dengan Manajemen Sistim Talenta yaitu mendapatkan calon karyawan dari database talenta karyawan atau sering disebut juga Talent Pool pada Assessment Center sehingga mendapatkan calon karyawan yang tepat sesuai dengan kebutuhan kompetensi jabatannya.

Pelaksanaan rekrutmen sumber dari luar/eksternal diproses setelah tidak ditemukan calon karyawan dari dalam/internal organisasi untuk menduduki jabatan yamg sedang dibutuhkan tersebut.

Langkah awal pelaksanaan rekrutmen sumber dari luar/eksternal adalah mendesain iklan lowongan dengan penggunaan desain dan tulisan yang efektif dan menarik untuk kemudian diiklankan melalui berbagai media/sarana pengklanan. Adapun strategi mengoptimalkan pengiklanan secara prioritas urutan adalah:

• Pengiklanan melalui halaman khusus website organisasi dan media komunikasi internal organisasi seperti papan pengumuman dan lain-lain.
• Pengiklanan melalui jaringan komunitas komunikasi internal (Group Whatsapp, Group BBM, dan lain-lain) untuk mendapatkan rekomendasi karyawan (teman atau keluarga karyawan).
• Pengiklanan melalui media online gratis berupa media-media sosial (Linkdin, Facebook, Tweeter, Path, dan lain-lain).
• Pengiklanan melalui media online berbayar/gratis seperti Jobstreet, JobDB, Karir.com dan lain-lain.
• Pengiklanan melalui media pemerintah di kantor departemen tenaga kerja.
• Pengiklanan melalui media harian surat kabar/majalah atau bahkan radio/televisi.
• Melaksanakan “open house” pecarian bakat dan minat calon karyawan dari penduduk/masyarakat yang berada di sekitar tempat organisasi berada.

Beberapa jabatan yang mempersyaratkan kompetensi keahlian atau hal khusus dapat difokuskan kepada asal sumber yang lebih spesifik. Pencarian sumber dari luar/eksternal secara lebih terfokus/spesifik dilaksanakan melalui strategi sebagai berikut :

• Jalinan kerjasama institusi seperti kerjasama dengan lembaga pendidikan/pelatihan seperti Universitas, Sekolah Tinggi, Akademi dan lain-lain untuk mendapatkan alumni-alumninya atau sekedar pemasangan iklan lowongan.
• Pengiklanan di komunitas-komunitas/organisasi-organisasi khusus seperti profesi jabatan yang sedang dibutuhkan.
• Mengikuti dan membuka stan pada acara pameran lowongan pekerjaan yang diselenggarakan institusi pendidikan dan komunitas tertentu.
• Bekerjasama dengan Konsultan atau Agensi Perekrutan Tenaga Kerja untuk jabatan-jabatan khusus/penting/eksekutif (pembajakan).

Keuntungan dan Kerugian sumber eksternal menurut P. Robbins dan Mary Coulter (2009:227) adalah :

Sumber	Keuntungan	Kerugian
Website organisasi	Distribusi luas dan dapat diarahkan kepada kelompok khusus	Menghasilkan kandidat yang tidak berkualifikasi
Rekomendasi karyawan	Dapat memunculkan kandidat yang sesuai karena rekomendasi yang baik serta memahami organisasi yang diinformasikan oleh karyawan yang merekomendasikannya.	Tidak meningkatkan keberagaman dan perpaduan para karyawan (komunitas tertentu dapat menjadi mayoritas)
Media online	Menjangkau banyak orang dan cepat mendapatkan tanggapan	Menghasilkan kandidat yang kualifikasinya beragam
Perekrutan institusi/lembaga pendidikan	Mendapat banyak kandidat	Dibatasi hanya untuk kandidat tingkat pemula
Konsultan/Agensi perekrutan profesional	Memahami tantangan-tantangan dan kebutuhan industri organisasi	Komitmen yang kecil terhadap organisasi

Keefektifan metode perekrutan dapat diukur dengan menghitung rasio-rasio sebagai berikut:

• Rasio jumlah lamaran masuk dibandingkan jumlah kandidat yang diundang (lolos seleksi administrasi)
• Rasio kandidat yang diundang dibandingkan jumlah kandidat yang benar-benar hadir untuk proses seleksi.

Kesimpulan

Efektifitas dan optimalitas perekrutan dapat dicapai dengan beberapa hal, yaitu:

• Melakukan perencanaan perekrutan dimulai dengan pembuatan perencanaan SDM yang diselaraskan dengan strategi organisasi di masa mendatang
• Perencanaan pelaksanaan perekrutan menggunakan standar sistim MSDM yang telah dimiliki berupa kompetensi jabatan, spesifikasi jabatan dan deskripsi jabatan.
• Menggunakan metode perekrutan yang menggabungkan atau kombinasi dari beberapa metode sekaligus agar mendapatkan lamaran yang lebih banyak dan lebih memenuhi kualifikasi
• Melakukan evaluasi secara terus-menerus untuk mengukur efektifitas metode perekrutan yang digunakan sesuai dengan kualifikasi jabatan yang dibutuhkan.

Daftar Pustaka

• L. Gaol, Jimmy. CHR. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep, Teori, dan Pengembangan Dalam Konteks Organisasi Publik dan Bisnis. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.
• Aprianto, Brian. SPHR dan Arisandy Jacob, Fonny. 2013. Pedoman Lengkap Profesional SDM Indonesia. Penerbit PPM. Jakarta
• Antariksa.Y. Strategi Ampuh untuk Melakukan Rekrutmen Karyawan yang Kompeten. 2016. http://ilmumanajemensdm.com/strategi-ampuh-untuk-melakukan-rekrutmen-karyawan-yang-kompeten/. Diakses pada Rabu, 16 Maret 2016.
• Antariksa.Y. Strategi Rekrutmen Karyawan Untuk Mendapatkan SDM Terbaik. 2016. http://pakarkinerja.com/strategi-rekrutmen-karyawan-untuk-mendapatkan-sdm-terbaik/. Diakses pada Rabu, 16 Maret 2016.