Seleksi pada PT. ABCD Industri Pelayaran

Oleh : Fuad Fatahillah

Abstrak

Setiap organisasi memiliki potensi untuk bertahan, bertumbuh dan menang dalam persaingan. Setiap organisasi tersebut harus memiliki perencanaan strategis, sistim manajemen dan didukung oleh SDM yang kompeten. Mendapatkan SDM yang kompeten dilakukan melalui proses perekrutan dan seleksi terencana yang terlaksana dengan baik sehingga didapatkan “the very best from the best” kandidat.

Maksud dan Tujuan

Proses seleksi adalah serangkaian tahapan khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima dan merupakan kelanjutan dari proses rekrutmen dalam kegiatan manajemen SDM. Hal ini berarti telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih dan diputuskan mana yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu organisasi.

Definisi lain dari seleksi adalah usaha pertama yang harus dilakukan organisasi untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada organisasi. Kiranya hal inilah yang mendorong pentingnya pelaksanaan seleksi dan penerimaan karyawan baru bagi setiap organisasi. Pelaksanaan seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat, dan objektif supaya karyawan yang diterima benar-benar qualifid untuk menjabat dan melaksanakan pekerjaan.

Sistem seleksi yang efektif pada dasarnya memiliki tiga sasaran, yaitu:

1. Keakuratan, artinya kemampuan dari proses seleksi untuk secara tepat dapat memprediksi kinerja pelamar.
2. Keadilan, artinya memberikan jaminan bahwa setiap pelamar yang memenuhi persyaratan diberikan kesempatan yang sama di dalam sistem seleksi.
3. Keyakinan, artinya taraf orang-orang yang terlibat dalam proses seleksi yakin akan manfaat yang diperoleh.

Permasalahan

Proses seleksi/proses pemilihan sebagai sarana yang digunakan dalam memutuskan pelamar mana yang akan diterima. Prosesnya dimulai ketika pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Langkah-langkah proses seleksi harus dilalui oleh para pelamar hingga akhirnya memperoleh keputusan ia diterima atau ditolak sebagai Karyawan baru.

Proses seleksi standar adalah memiliki 8 tahapan, yaitu :

1. Seleksi Awal
2. Tes Pekerjaan
3. Seleksi Wawancara
4. Verifikasi Referensi
5. Evaluasi Medis
6. Wawancara Supervisor
7. Realisasi Pratinjau Pekerjaan
8. Pengambilan Keputusan

Proses ini pada kenyataan di lapangan berbeda antara organisasi yang satu dengan lainnya. Banyak organisasi yang melakukan terobosan disesuaikan dengan besar-kecil atau kebutuhan organisasi dan efisiensi proses sehingga tidak sepenuhnya melaksanakan tahapan seleksi seperti tersebut di atas.

Dalam artikel ini akan diuraikan proses seleksi pada PT. ABCD Industri Pelayaran yang secara prosedur pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan organisasi sehingga menjadi lebih optimal dan efisien.

Pengisian Data dan Psikotest

Proses seleksi merupakan proses dua arah. Organisasi memilih para karyawan dan para pelamar memilih organisasi.

Kandidat yang telah didapat pada tahap rekrutmen selanjutnya diproses seleksi awal berupa kesesuaian dokumen dengan kompetensi yang dipersyaratkan/dibutuhkan oleh organisasi diundang untuk hadir ke dalam proses seleksi.

Kandidat dikumpulkan dalam suatu ruangan dan kemudian diminta untuk melakukan pengisian form data pelamar yang telah disesuaikan dengan standar kebutuhan organisasi. Isian berupa data pelamar ini selain sebagai arsip data pelamar akan digunakan sebagai bahan pengecekan dalam wawancara HR yang terstruktur.

Setelah didapat data pelamar, dilanjutkan dengan seleksi melalui psikotes. Masing-masing organisasi telah merumuskan metode dan teknik psikotes yang disesuaikan dengan pemenuhan kebutuhan informasi/data qualifikasi apa saja yang akan didapat dari kandidat.

Psikotes pada PT ABCD Industri Pelayaran menetapkan 11 aspek kompetensi standar yang digunakan dalam melaksanakan pengukuran pemenuhan qualifikasi kandidat dimana skala pemenuhan masing-masing jabatan dan spesifikasi pekerjaan berbeda-beda.

11 Aspek kompetensi tersebut adalah :

1. Logical Thinking
2. Analytical Thinking
3. Productivity
4. Stress Tolerance
5. Concern for Order, Accuracy & Quality
6. Initiative & Working Autonomously
7. Achievement Orientation
8. Planning & Organizing
9. Continues Learning
10. Interpersonal Relationship
11. Customer Service Orientation

Selain itu ada hasil analisa kandidat terhadap poin kekuatan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Hasil akhir psikotes adalah keputusan Dapat Direkomendasikan/Dapat Dipertimbangkan/Tidak Direkomendasikan.

Wawancara HR dan Cek Referensi

Setelah kandidat melewati psikotes (hanya kandidat yang mendapatkan keputusan Dapat Direkomendasikan dan Dapat Dipertimbangkan pada hasil psikotes), maka tahapan selanjutnya adalah Wawancara HR dan Cek Referensi.

Pada tahap ini kandidat akan dipanggil satu persatu untuk menjalani wawancara terstruktur oleh Staff & Pejabat HR.

Pewawancara adalah Staff HR atau Pejabat HR yang telah diberi wewenang dan berpengalaman dalam melakukan wawancara. Wawancara terstruktur ini adalah menggunakan Data Pelamar pada Form Isian dan dokumen lamaran beserta lampiran-lampirannya.

Selain berbekal Data Isian Pelamar, pewawancara juga dibekali dengan form lembar penilaian wawancara yang berisikan sebagian dari 11 aspek standar/kompetensi seperti tersebut di atas yang kemudian akan dicek kesesuaian dengan informasi yang didapat dari kandidat pada wawancara HR.

Metode wawancara prilaku menggunakan teknik STAR agar dapat mengindenfikasi perilaku masa lalu dengan memuat:

• Situasi (Situation) atau Tugas (Task) yang pernah dihadapi kandidat
• Tindakan (Action) yang pernah dilakukan kandidat
• Hasil (Result) yang penah dicapai/didapat oleh kandidat.

Pada tahap ini akan didapatkan keputusan berupa : keputusan Dapat Direkomendasikan/Dapat Dipertimbangkan/Tidak Direkomendasikan.

Wawancara User

Kandidat yang mendapatkan keputusan Dapat Direkomendasikan/Dapat Dipertimbangkan saja pada tahap sebelumnya yang diproses pada tahap ini..

Tahap ini hampir sama dengan Wawancara HR, hanya saja perbedaannya terletak pada penggalian informasi dengan teknik STAR yang lebih menitik beratkan pada aspek pengalaman teknis pada bidang keahlian kandidat pada pekerjaan yang dilamarnya. Pewawancara dalam tahap ini adalah User/Pejabat pada departemen yang membutuhkan keryawan baru.

Offering

Pada tahap ini biasanya jumlah kandidat sudah menyisakan Kandidat kuat yang sesuai dengan kualifikasi yang lolos seleksi dari Wawancara HR & User untuk diproses lebih lanjut.

Tahap offering adalah tahapan dimana kandidat yang telah lolos seleksi terebut ditawari dengan Imbalan/Take Home Pay termasuk benefit/fasilitas yang akan didapat bila diterima sebagai karyawan pada organisasi ini.

Medical Check Up

Satu tahapan sebelum penandatanganan perjanjian kerja adalah pelaksanaan pemeriksaan kesehatan kandidat melalui Medical Check Up.

Organisasi biasanya telah menjalin hubungan kerjasama terkait dengan pelaksanaan Medical Check Up. Hasil medical check up ini adalah kandidat dinyatakan “Sehat untuk bekerja”/”Fit to Work”.

Kandidat yang mencapai tahap ini biasanya adalah kandidat kuat memenangkan proses seleksi dan calon kuat diterima sebagai karyawan organisasi.

Tanda Tangan Perjanjian Kerja

Kandidat yang lolos hingga tahap ini adalah kandidat yang terpilih melalui proses seleksi untuk diterima sebagai karyawan pada organisasi.

Perjanjian Kerja ini adalah perjanjian antara kandidat dengan organisasi termasuk jenis ikatan kerja, jumlah take home pay, hak dan kewajiban, hari pertama masuk kerja dan lain-lainnya.

Induksi dan Masa Probation

Pada hari pertama masuk kerja bagi karyawan, maka akan diberikan pengarahan induksi dasar tentang Profil Organisasi, Peraturan Organisasi, Kompensasi dan Benefit serta pengisian persyaratan administrasi kepegawaian seperti pembukaan rekening bank dan pendataan untuk pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan serta Asuransi Kesehatan/Kecelakaan.

Masa probation atau masa percobaan selama 6 bulan wajib dijalani oleh karyawan dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Sedangkan karyawan dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) tidak dikenakan masa orientasi/percobaan/probation tetapi akan dilakukan evaluasi pada akhir masa PKWT-nya.

Selama periode 2 minggu pertama, karyawan wajib membuat laporan masa orientasi yang ditandatangani oleh atasan langsung sebagai pemantauan dan evaluasi jalannya orientasi pada karyawan tersebut.

Panel Probation

Pada masa akhir Probation/Orientasi/Percobaan, karyawan akan diminta untuk membuat dan mempresentasikan segala sesuatu yang telah didapat dan diketahui selama masa orientasi/probation tersebut sesuai dengan petunjuk standar pembuatan presentasi probation.

Setelah karyawan menyerahkan materi presentasi kepada Staff HR, maka akan dijadwalkan untuk pelaksanaan presentasi dengan panelis Atasan langsung dan tidak langsung, Pejabat HR dan Pejabat depatemen lain yang terkait dengan ruang lingkup pekerjaan karyawan tersebut.

Penilaian panelis diberikan dengan mengisi form terstruktur standar penilaian presentasi probation. Hasil penilaian akan didapatkan keputusan Dapat Direkomendasikan/Dapat Dipertimbangkan/Tidak Direkomendasikan untuk diproses/diterima sebagai karyawan tetap.

Keputusan bila tidak direkomendasikan adalah karyawan tersebut gugur dan tidak lolos dalam masa probation dan tidak dapat melanjutkan bekerja.

Sebaliknya apabila mendapatkan keputusan Dapat Direkomendasikan dan atau Dapat Dipertimbangkan dengan catatan-catatan, maka akan diproses untuk diangkat/dikukuhkan sebagai Karyawan Tetap melalui sebuah penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap.

Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap

Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap dikeluarkan dan diberikan kepada karyawan yang telah lulus masa probation.

Masa kerja dihitung mulai dari panandatangan perjanjian kerja.

Selanjutnya segala hak dan kewajiban sebagai karyawan tetap melekat pada karyawan tersebut.

Kesimpulan

Pelaksanaan proses seleksi pada setiap organisasi bisa berbeda-beda disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut untuk mendapatkan kandidat yang memenuhi kebutuhan kompetensi sesuai standar jabatan yang dibutuhkan organisasi.

Kandidat yang telah lolos proses seleksi pada organisasi tersebut diharapkan merupakan “The Very Best from The Best” sehingga dapat memberikan kontribusi positif bagi organisasi di masa depan.

Daftar Pustaka

• L. Gaol, J. CHR. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep, Teori, dan Pengembangan Dalam Konteks Organisasi Publik dan Bisnis. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.
• Aprianto, B. SPHR dan Arisandy Jacob, Fonny. 2013. Pedoman Lengkap Profesional SDM Indonesia. Penerbit PPM. Jakarta
• Riadi, M. 2012. Metode dan Prosedur Seleksi Penerimaan Karyawan. http://www.kajianpustaka.com/2012/10/metode-prosedur-seleksi-penerimaan-karyawan.html. Diakses pada 23 Maret 2016
• Antariksa, Y. 2015. Instrumen Seleksi Karyawan yang Bagus dan Akurat dalam Mengukur Potensi SDM. http://ilmumanajemensdm.com/instrumen-seleksi-karyawan-yang-bagus-dan-akurat-dalam-mengukur-potensi-sdm. Diakses pada 23 Maret 2016.